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Als Effekt der Corona-Krise haben sich viele Kanzleien und ihre Mitarbeiter auf veränderte Arbeitsbedingungen und eine beschleunigte Digitalisierung eingestellt.

Lösungen für die digitale Team-Kommunikation zwischen Home Offices, aber auch vor Ort im Unternehmen wurden eingerichtet und allmählich wird der Umgang damit zur Routine.

Zwei Probleme begegnen uns hier im Alltag immer wieder: Gerade bei größeren Kanzleien kommt die eAkte als Werkzeug fürs Dokumentenmanagement immer wieder an ihre Grenzen. Weiterhin ist die gemeinsame Arbeit an einzelnen Vorgängen mit den klassischen PC-Bordmitteln ineffizient und häufig sogar rechtlich fragwürdig. Dies betrifft vor allem Dokumentenversand per E-Mail und die Speicherung an unterschiedlichsten Orten.

Die Lösung: Das Dokumenten-Management-System ELO mit der RA-MICRO-Schnittstelle

ELO bedeutet schlicht und einfach „Elektronischer Leitz-Ordner“ und ist ein fortschrittliches Dokumenten-Management-System (DMS) mit extrem effizienten Workflows. Ein einmal komfortabel über unsere hauseigene RA-MICRO-Schnittstelle erfasstes Dokument wird nur noch in ELO bearbeitet – alle Mitarbeiter sind immer auf dem aktuellen Stand und Ihre Dokumente sind automatisch rechtskonform archiviert.

Als Beispiel für einen Dokumenten-Workflow bietet sich die Bearbeitung von Gesellschafterverträgen an. ELO erkennt anhand von einmal eingerichteter Parameter die Dokumentenart „Gesellschaftervertrag“ und stößt nach Ihren Vorgaben die automatischen Workflows an. So kann beispielsweise ein Aktenzeichen eine automatische Zuordnung zur Akte sowie Bearbeitung und Freigabe durch einen oder mehrere bestimmte Mitarbeiter auslösen. So genannte Feeds ermöglichen zu jedem gemeinsam bearbeiteten Dokument Kommentare und Anmerkungen – extrem praktisch und jederzeit nachvollziehbar.

Diese Funktionen stehen über Mobile Apps und einen Web Client zur Verfügung, so dass gemeinsames Arbeiten mit den Dokumenten-Workflows überall möglich ist: Im Office, im Homeoffice und unterwegs.

Nachhaltig denken – jetzt handeln

Verteiltes Arbeiten hat nicht nur in der aktuellen Situation immense Vorteile. Vor allem die rechtssichere Bearbeitung von Dokumenten wird künftig an Bedeutung gewinnen. Und das erleichterte Auffinden zentral gespeicherter Dokumente inklusive aller Bearbeitungsschritte hilft, Reibungsverluste zu vermeiden.

Bereiten Sie sich jetzt schon auf die Zukunft vor. Wir beraten Sie zu den Möglichkeiten.

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