Der Standard für die rechtssichere E-Mail-Archivierung nach EU-DSGVO

Die wichtige Mail eines Mandanten lässt sich nicht mehr finden? Ihre Postfächer quillen über und der Mail-Server ist am limit?

Mit unserem managed E-Mail Archiv gehören diese Probleme der Vergangenheit an!

Mit unserem E-Mail Archiv kann Ihre Kanzlei alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen.

Dazu legen wir eine perfekte und rechtssichere Kopie aller oder ausgewählter E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellen so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.

Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf Ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern

E-Mails sind nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium in Ihrer Kanzlei, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen.

Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen.

Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg einer Kanzlei bei.

„Ich habe meine Mails in Outlook, reicht das nicht?

Kanzleien verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Exchange-Online-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation.

Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, wirtschaftliche und vor allem rechtliche Probleme resultieren.

Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?

Das E-Mail-Archiv von RA-MICRO Baden-Württemberg ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird.

Gemeinsam mit Ihnen bestimmen wir u.a., welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Arciv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen um dieses zu entlasten.

Mit der Hilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können wir sogar festlegen, unter welchen Voraussetzungen E-Mails aus dem Archiv automatisch gelöscht werden sollen. So können Sie Mails wahlweise genau nach Aufbewahrungsfrist oder länger archivieren.

Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern in der Kanzlei einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen. Gleichzeitig sparen Sie durch eine Komprimierung bis zu 70% Speicherkapazität.

Die rechtlichen Anforderungen an Ihre Kanzlei erfüllen und mehr

Grundsätzlich sollten alle E-Mails genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig,
manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden.

Diese Anforderungen gelten für Unternehmen in DACH und werden von einer alleinigen Ablage im Postfach nicht erfüllt.

Das E-Mail Archiv ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine GoBD-konforme E-Mail Archivierung. Zusätzlich kann das Archiv dabei helfen die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Fragen zum E-Mail-Archiv? Kontaktieren Sie uns!

Tel: 0711 89 217-0 oder per E-Mail: info@ram-bw.de

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